Первый контакт: как написать письмо спонсору


Преподаватель-эксперт прикладных социально-экономических программ Учебного цнтра «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана

Рекомендации о том, как написать письмо спонсору, составлены на личном опыте и в результате анализа эффективности коммуникаций моих клиентов. Решение вопроса о дополнительном финансировании социально-значимой деятельности, привлечении спонсоров, начинается с установления первого контакта. Можно, конечно, просто позвонить спонсору и предложить  сотрудничество, но уже завтра он забудет о вашем разговоре. А вот письмо можно читать и перечитывать, оценивая перспективы спонсорства. Итак, первое письмо спонсору самое важное. От того, насколько вы его грамотно напишите, будет зависеть будущее вашего проекта и деятельности.

Первый контакт: как написать письмо спонсору

Цель  и задачи первого письма — заинтересовать спонсора в сотрудничестве, довести до него информацию о проекте, показать выгоды и установить контакт.

Как написать письмо спонсору – введите в курс дела

Как написать письмо спонсоруРассмотрим, как это будет выглядеть в письме. В начале своего письма расскажите о проекте, мероприятии, организации, то есть об объекте или лице которому нужны дополнительные средства финансирования. Из него потенциальный спонсор должен узнать: название, цели, сроки и место реализации, уникальность проекта. В этой части или другой коротко расскажите о своем опыте реализации аналогичных проектов.

Пример 1

Чемпионат мира, проводимый Международной федерацией водных лыж и вейкборда раз в два года, является кульминационным соревнованием между командами различных стран. С 18 по 24 июля в городе Дубне выступят двести сильнейших спортсменов из пятидесяти стран мира. За организацию мероприятия такого масштаба боролись Россия, Дания, Италия и Южная Корея. Учитывая успешный опыт Дубны в организации Российских этапов Кубка мира по водным лыжам с 2004 по 2009 годы, Исполнительный совет IWWF единогласно проголосовал за Россию.

Как написать письмо спонсору – обоснуйте обращение

Затем обоснуйте причины, по которым вы обращаетесь ИМЕННО К ЭТОЙ ОРГАНИЗАЦИ. Проявите максимальную осведомленность о его деятельности, корпоративной социальной ответственности, признайте заслуги кампании. Предположите, что ваш проект соответствует корпоративной политике организации  в поддержке социально значимых проектов и благотворительной деятельности. Подчеркните, что ваши целевые аудитории совпадают или пересекаются.

Пример 2

Отличный уровень организации международных соревнований и наличие «Лучшего в мире воднолыжного стадиона» являются результатом конструктивных отношений между органами муниципальной власти и местными бизнес структурами. На протяжении длительного периода Сбербанк систематически поддерживал развитие спортивной деятельности дубненцев. Положительный имидж Банка, социально-ориентированные продукты и услуги сформировали заслуженный спрос жителей г. Дубны.

Как написать письмо спонсору – сделайте предложение

В заключение назовите сумму бюджета проекта. Предложите кампании ознакомиться с содержанием спонсорского портфеля и выбрать пакет в соответствии со своими возможностями. Установите срок, в течение которого вы ожидаете получить ответ. Сообщите: где и как потенциальный спонсор* может получить дополнительную информацию.

Пример 3

Учитывая приоритеты Сбербанка в области спонсорства и благотворительности, поддержки национального спорта, предлагаем акционерному обществу выступить спонсором Чемпионата мира по водным лыжам и использовать наши возможности для поддержания бренда Банка на российском и международном уровне.

Бюджет соревнований составляет … рублей. Половина сметы расходов покрывается за счет государственного бюджета, спонсоров IWWF, продажи зрительских билетов, сувенирной продукции, рекламных услуг и т.п. Другую часть расходов предполагается произвести за счет спонсоров, которым предлагается три варианта участия — пакеты: Генерального спонсора, Официального спонсора и Спонсора соревнований. В обмен на спонсорскую поддержку организаторы предоставляют широкий спектр рекламных и PR услуг. Выражаем надежду, что информация, содержащаяся на официальном сайте соревнований поможет Вам выбрать надежный объект инвестиций в Ваш бизнес.

Как написать письмо спонсору – оформите, как следует

Письмо составляется по всем правилам делопроизводства и включает: данные получателя, отправителя и контактного лица, обращение к нему, основное содержание, заключительную фразу. Письмо подписывает руководитель организации, которая обращается за спонсорской поддержкой мероприятий или руководитель проекта.

Первая и последняя часть письма представляют собой краткое содержание спонсорского портфеля и могут быть статичными разделами шаблона письма. Вторая часть – составляется индивидуально. Уделите этому разделу основное внимание.

Перечислите приложения к письму, которые оформляются отдельными документами с реквизитами организации (проекта). Первым документом должна стать обобщенная смета расходов на реализацию проекта, проведение мероприятия. Во втором документе – общее содержание спонсорских пакетов (опции), то есть то, что спонсор получит, поддерживая вас.

Начинайте рассылку писем со спонсоров, которых вы знаете лично. Такой вид отправки называется теплая рассылка и базируется на некоторых важных правилах.

Если остались вопросы, задавайте их в комментариях.

* Ст. 3. п. 9. Федеральный закон "О рекламе" от 13.03.2006 N 38-ФЗ. Спонсор - лицо, предоставившее средства либо обеспечившее предоставление средств для организации и (или) проведения спортивного, культурного или любого иного мероприятия, создания и (или) трансляции теле- или радиопередачи либо создания и (или) использования иного результата творческой деятельности.

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1

(991 голос, в среднем: 4.9 из 5)
Метки записи:   ,
Если мы вас вдохновили - расскажите об этом своим друзьям
  1. Здравствуйте, Марина. Меня зовут Елена. Мой друг актёр, сценарист и режиссер хочет снять музыкальный видеоклип на одну из своих песен. Нужен спонсор. Несколько сцен клипа предполагаем снимать в одном из чайных магазинов СПб. Предполагаем обратиться к владельцу сети магазинов Унция. Сумма на съёмки нужна небольшая, в пределах 200 000 р. Бюджет примерно расписан, целевая аудитория определена. Письмо получилось примерно таким.
    "Уважаемый господин Николаев!
    Петербургский актёр, режиссёр и сценарист Александр Эрлих предлагает Вам выступить спонсором съёмок музыкально видеоклипа на одну из его песен, а именно "Я тебя напою".
    Логлайн сценария: Молодой человек и девушка встречаются в чайном магазине, на почве любви к чаю возникает взаимное чувство."
    Целевая аудитория - мужчины и женщины от 35 лет, ценящие красивые истории о любви, драматический вокал и ... чай высокого качества и отменного вкуса.
    Съёмки нескольких сцен предполагается проводить в одном из чайных магазинов СПб. Сеть магазинов Унция является довольно известной маркой как в СПб, так и по всей России.
    Сотрудничество сможет удовлетворить взаимный интерес.
    Режиссёр получит локацию для съёмок.
    Спонсор получит:
    - ненавязчивую рекламу своей марки в процессе красивой музыкальной истории о любви с закреплением в подсознании зрителей психологической цепочки: красиво-качественно-вкусно и, как следствие, запоминание марки Унция.
    - в кадр попадут вывеска крупным планом, интерьер магазина.
    - возможность обыграть в кадре предложение любой марки чая или нескольких по желанию спонсора.
    - перечисление в финальных титрах адресов магазинов, а также ФИО спонсора и название марки в разделе титров "Спонсор".
    - возможность использования клипа в качестве рекламного ролика по договоренности.
    Клип предполагается распространять на ТВ и в сети интернет, в соцсетях, электронных музыкальных и видео площадках.
    На съёмки по предварительным расчетам требуется сумма 148 000 рублей.
    Препродакшн - поиск и аренда локаций, оборудования, костюмов, аксессуаров, транспорта - 48000 р.
    Продакшн - съёмки 4-6 смен - 64600 р.
    Постпродакшн - монтаж, озвучивание, цветокоррекция, сведение, титры - 35400 р."
    Подскажите, что нужно исправить или добавить. Каких слов не хватает. Заранее спасибо.

    • Елена, добрый день. "на одну из его песен, а именно " лишнее. "ценящие красивые истории о любви, драматический вокал и" - это кто - артисты, домохозяйки, разведенные, одинокие??? Любая из перечисленных мной категорий важнее образных выражений, которые Вы использовали. "чай высокого качества и отменного вкуса" - какой конкретно бренд (s)& Посмотрите на их сайтах кого они считают своей целевой аудиторией. Предложение спонсору - хорошее, еще добавьте статус для него "линейный продюсер". успехов!

  2. Здравствуйте,Мария!Меня зовут Наталья. Если бы не жизненные обстоятельства то не обратилась бы. Я никогда не ждала "халявы" ,но так случилось что сейчас у моей семьи очень сложная итуация. Мы многодетная семья,все было нормально,но муж остался без работы и автоматически начались проблемы: оплата кредитов,даже за коммуналку нечем платить,а ещё школа,сад. Просто голова кругом. Детям одежда,обувь к зиме нужны.Может есть спонсор, который сможет помочь нам в этой ситуации. Просто уже не знаю куда обращаться. Буду очень благодарна если поможете.Мой qiwi кошелёк. Заранее спасибо.

  3. Здравствуйте Марина я Алламов Закир Розумбаевич, суть моего письма в том что я собираюсь создать"фонд нации" но прежде обосную свою мысль, я собираюсь построить летний оздоровительный комплекс на живописном берегу озера Акчакуль Бустанского района республики Каракалпакстан и при этом лагере организовать приют для 150 детей сирот. Цель проекта заключается в организации пока малого кошелька, данный бюджетный фонд будет пополняться новыми средствами, и современем лет через 10-15 сможет безвозмездно помогать семьям в строительстве домов, инвалидам, обучению талантливых детей. С уважением Алламов Закир.

  4. Здравствуйте. Меня зову Дмитрий. Я являюсь директором компании. Мы занимаемся организацией мероприятий. К нам обратилась руководитель благотворительного фонда. Настал момент масштабного заявления о себе. Хотим сделать крупный фестиваль/концерт в центре города. В стиле авиации. И собрать n сумму денег для данного фонда. Разместить на площади самолёты малой авиации и воздушные шары. Выступления талантов нашего города. Думаю за рекламу талантов привлечь будет не сложно. А вот по другим спонсорам проекта голову ломаем. Например такие как крупные торговые центры. Сети баров и ресторанов. Детские площадки. Батуты и прочие развлечения для присутствующих. Охват будет более 70000 присутствующих. Хотим привлечь спонсоров на размещение рекламы на баннерах, самолетах, аэростатах, сцене. Хотим чтобы они тоже поучаствовали в программе. Как правильно, доходчиво и самое главное успешно написать коммерческое предложение о спонсировании проекта.
    часть вложенных денег уйдет на благотворительность. А остальная часть на организацию фестиваля/концерта. результатом спонсирования будут привлечение новых клиентов и укрепление постоянных клиентов. Укрепления статуса и имиджа компаний и организаций.
    вообщем хотим сделать самый лучший и масштабный за всю историю города фестиваль.
    Прошу помощи в составления письма)
    заранее спасибо

  5. Доброго времени, Марина.
    Являюсь организатором Первого Сибирского Маркета изделий ручной работы. Проводим данное мероприятие ежегодно перед Новым годом в крупнейшем торговом центре г.Кемерово.
    С этого года хотим сделать Маркет международного формата и после подсчета бюджета решили, что необходимы спонсоры.
    Написали письмо. Но Банк ответил нам, что пока не готов работать с нами. Могу ли я попросить Вас проверить , что не так мы могли сделать. Спасибо.
    Спонсорам.
    Предложение спонсорам
    «Сибирский Hand-Made Маркет»

    «Сибирский Hand-Made Маркет» вырос из многочисленных ярмарок и выставок, проводимых на территории города Кемерово, нашей командой, с 2015 года. Инициирован в 2018 году в городе Кемерово как мероприятие областного масштаба, ориентированное на предновогодние даты с 15 по 31 декабря. Ознакомиться с отчетом по мероприятию можно по ссылке: https://vk.com/album-174508001_259288443
    Приглашаем Вас принять спонсорское/партнерское участие в организации 2-го «Сибирского Hand-Made Маркета», приуроченного к праздникам: День защитника отечества и Международный женский день. Мероприятие будет проходить в период с 21 февраля по 8 марта 2019 г. на территории крупнейшего в городе Кемерово ТРЦ «Лапландия» с ежемесячным потоком посетителей не менее 650000 человек.

    Данное мероприятие имеет большую социальную значимость:
    -Нацелено на популяризацию рукоделия и народного творчества на территории Кузбасса.
    -Поддержку сохранения самобытной культуры малых народов Сибири( Шорцы, Телеуты)
    -Народное единение этносов представленных на территории Сибири. (На территории мероприятия будут проходить дни этнической культуры организованные совместно с руководителями этнических диаспор Кузбасса)
    -Освещение деятельности молодых дизайнеров модельеров (показ мод, дефиле).
    -Помощь мастерам-рукодельникам, в материальной реализации своих творческих возможностей как представителям разных слоев общества и возрастных категорий.
    -Рукоделие (Hand-made) как модное молодежное течение.
    -Культурное развитие граждан связанное с разнообразием художественных техник представленных на мероприятии.

    Так как на мероприятие съезжаются мастера, занимающиеся рукоделием со всего Сибирского региона, а так же России, мы без лишней скромности указали это в названии.
    Поскольку мероприятие проходит в самом посещаемом ТРЦ , в период с 21 февраля по 8 марта, ожидается большой поток посетителей.

    Целевая аудитория мероприятия без возрастных ограничений.
    На мероприятии будут проводиться мастер-классы от мастеров-рукодельников со всей Сибири, выступление артистов разных жанров, работа ведущих и конечно розыгрыши призов как от мастеров так и от спонсоров/партнеров мероприятия(по согласованию).
    Мероприятие будет освещаться через социальные сети:
    -наша аудитория (постоянная аудитория)- 2000-5000 человек
    -группы партнеры и городские порталы- от 100 000 человек
    Листовки и другие печатные материалы.
    Местные СМИ

    Спонсорские пакеты:

    Генеральный спонсор.

    *Размещение на всех рекламных материалах названия компании шрифтом равным шрифту названия мероприятия как генеральный спонсор мероприятия.

    *Упоминание компании во всех развлекательных программах не менее 4-х раз в час.

    *Возможность размещения любых собственных рекламных материалов компании на территории проводимого мероприятия(баннеры, флажки, растяжки, роллапы).

    *Распространение печатной полиграфии компании силами организаторов мероприятия.

    *Распространение промо-материалов спонсора организаторами мероприятия ( футболки, значки, ручки, кружки и т.д.)

    *Возможность размещения стойки Представляющей компанию( торговая, рекламная, агентская)

    *Размещение на официальном баннере мероприятия шрифтом равным шрифту названия мероприятия как генеральный спонсор мероприятия.

    *Благодарственное письмо за вклад в развитие рукоделия и народного творчества .

    *Размещение информации в пост-релизе о проведенном мероприятии.

    Генеральный спонсор: количество пакетов — 1 Вклад от 100 000р.

    Официальный спонсор.

    *Размещение логотипа компании на официальном баннере мероприятия.

    *Размещение логотипа компании на всех рекламных материалах.

    *Возможность размещения стойки Представляющей компанию( торговая, рекламная, агентская)

    *Размещение информации в пост-релизе о проведенном мероприятии.

    *Благодарственное письмо за вклад в развитие рукоделия и народного творчества .

    Официальный спонсор: количество пакетов- 2 Вклад от 50 000р.

    Технический спонсор
    Спонсор, сделавший свой вклад в материально-техническое обеспечение фестиваля (предоставление телекоммуникационного оборудования, питания, инвентаря, компьютерного оборудования, обеспечение транспортом и т.п.) и получающий право на освещение своей деятельности в рамках мероприятия. Взнос спонсора может быть, как в денежном исчислении, так и предоставлении услуг своей организации.
    Вклад «Технического спонсора» — в денежном эквиваленте не менее 10000р.
    Количество пакетов «Технического спонсора» — без ограничений.

    Мы открыты для сотрудничества и готовы совместно разработать и согласовать любые формы сотрудничества, варианты спонсорства и спонсорских пакетов в соответствии с направленностью и интересами Вашей компании.
    Все рекламные материалы (флаги с древками, баннеры, растяжки и т.д.) предоставляются спонсором и устанавливаются представителем спонсора. Все промо-материалы (ручки, блокноты, листовки, брошюры) предоставляются спонсором.

  6. Здравствуйте! Меня зовут Анна. Моя дочь Елизавета, ей 8 лет занимается современными танцами в направлении хип-хоп. Очень одаренный ребенок в этом направлении. Вошла в Сборную России по хип хопу и нам предложили поехать на ЧР по хип- хопу в Питер , который пройдет в марте этого года. Оплатить проезд и проживание меня, ее и тренера у меня нет такой возможности, подскажите пожалуйста можно ли найти спонсора и как это делается даже не знаю с чего начать. Спасибо!

  7. Мы родители, 6 детей - инвалидов (аутисты), которые занимаются вокалом с музыкальным руководителем. Участвуют на всевозможных конкурсах, получают места, призы. Планируем поехать на международный конкурс Крым. И нужна спонсорскся помощь на проживание детей, а также пошив костюмов. Дети в музыкальном направление одарённые. Как правильно и грамотно написать письмо спонсор, а также заинтересовать их.??? Мы новички в этом вопросе. Помогите плиз.

  8. Добрый день! Марина! Мечта давняя-открыть музей соцбыта. Имеется помещение,требуется ремонт. Следую Вашим советам, хочу написать письма поставщикам стройиатериалов для оказания помощи. Создателям сайтов-помощь по их профилю и т.д. Должен ли текст быть одинаковым, или учитывать профиль потенциального спонсора учитывать? и вообще,ваше мнение.. реально что на такую идею откликнутся? социальную значимость еще хочу добавить- мастер-классы для детей по изготовлению игрушек. Можно использовать одно помещение для выставок народных умельцев или коллекций. Помогите, пожалуйста! нужно ли мешать все в кучу? может образец какой есть на эту тему? спасибо. с ув.

    • Лилиана, добрый день. Очень интересная идея с музеем! Направление выбрали правильное - предприятия по производству и реализации стройматериалов. Следует в одном абзаце раскрыть суть музея - главные, второстепенные экспонаты. Думаю, можно ввести какую часть экспозиции, посвященную стройматериалам и предлагать спонсорам стать партнером какой-нибудь конкретной экспозиции. И вообще все продумать в таком ключе: общий (генеральный) спонсор, а далее спонсоры по направлениям: спонсор отделки, спонсор экспозиции, спонсор мероприятия. спонсор мастер-класса... Делайте одно универсальное письмо (не теряйте даром время на персонализацию), а к письму приложения - спонсорские пакеты. Пакеты лучше выложить на сайте или в соцсетях в виде заметки, или товаров. Желательно первый абзац персонализировать: обращаемся конкретно к вам потому-то. Посмотрите статьи за июль-август. Где-то был разбор письма к спонсорам на восстановление храмов. Предполагаю, что там можно что-то взять для вас. Других образцов нет по этой тематике. Успехов! Расскажите потом, что у вас получится.

      • спасибо за быстрый ответ! простите.. не поняла по пакетам. и еще - в тексте или приложить смету на ремонт? чтоб понятно было-какой объем материалов нужен? и еще .. в администрацию города стоит писать? у нас в краеведческом экспозиции только до периода ВОВ.. дальше нет ничего. Советовалась с директором музея..удивил меня) мне конкуренты не нужны! значит, это все же интересно?! есть знакомый коллекционер- негде выставиться ему.. у меня несколько тысяч открыток советских-тоже мечтаю к праздникам тематические выставки..но поддержки не нашла ни у кого. А здесь свое помещение все-таки. еще..забыла. нужно ли писать оргчасть? я сама ИП,есть АНО, но вида деятельности там нет такого,правда внести недолго. Или пока нет средств -просто от частного лица писать? Извините за уточнение и доп.вопросы. Возникли позже. спасибо.

        • Лилиана, пакеты и смету оформите в приложениях к письму. Постараюсь найти время и опубликовать некоторые пакеты для примера. На сайте есть статьи, начинаются "Как оформить заявку на финансирование" (посмотрите в содержании - мышкой на Главную с меню и откроется содержание). Там вроде бы есть примеры. Для первого контакта все нужно сделать в укрупненном виде: отделочные материалы, оплата труда, налоги. В администрацию города стоит обратиться, но не стоит рассчитывать на реальную поддержку. Пусть дадут какое-нибудь рекомендательное письмо: идею поддерживаем, просим оказать помощь. И заручитесь, что спонсорам они дадут благодарственные письма за участие. В письме спонсорам напишите: при поддержке администрации города. Пишите от АНО; будет реальная поддержка - внесете дополнительный вид экономической деятельности. По советским открыткам - тоже очень интересно. Отсканируйте, забрендируйте названием АНО или названием будущего музей и выложите в соцсети. Например, в Инстаграме. Сделайте страницу сбора средств на Яндекс.Деньги. Просите поддержать подписчиков соцсетей рублем или лайками и репостами. Надо какой-то Call to Action придумать к постам с открытками. Типа "Без прошлого нет будущего. Сохраним историю в открытках для потомков! Проанализируйте деятельность Nalichniki.com Ивана Хафизова. На моем канале в Youtube есть его выступление на конференции "Краудфандинг: обратная сторона медали". Он своей активностью регулярно собирает деньги на календари с наличниками и экспедиции по регионам России. У него 50 тыс. подписчиков! Можете себе представить, что такое количество людей заинтересовались деревянным зодчеством? У него отличный подход и он очень востребованная личность. Да, и везде пишите, что часть средств вкладываете со своего ИП, то есть деньги и зарабатывать умеете, и общественно важной деятельностью занимаетесь. Надеюсь помогут Вам мои рекомендации.

          • Марина! Безмерно благодарна Вам! обязательно буду писать о результатах. Удачи Вам во всем!

          • Буду рада получить обратную связь. Включите в план мероприятий выставки разных коллекционеров и музеев по Вашей тематике. Мой друг коллекционирует советские открытки. Его можно найти через сайт Рекламное агентство ТРИА Александр Аверкиев. Спишитесь с ним, обсудите возможность участия. Спонсоров привлекают масштабные проекты. И расскажите в местных СМИ о том, что уже работаете в этом направлении. Собирайте все публикации и ссылки на СМИ о Вашем проекте и представляйте, как: интерес у широкого круга. Успехов!