Технические аспекты отправки письма спонсору

Письма спонсору - технические аспекты отправкиПисьма спонсору с предложением о сотрудничестве в порядке оказания возмездной помощи или просьбой об оказании безвозмездной поддержки направляются в электронном или в печатном виде. От соблюдения технических правил отправки зависит: будет ли письмо вообще доставлено, прочитано, следует ли ожидать на него ответ и как скоро.

Технические аспекты отправки письма спонсору

В предыдущих публикациях мы рассмотрели типы писем спонсоров в зависимости от того, знакомы ли вы с ним (теплая рассылка) или нет (холодная рассылка). И в том и в другом случае письма спонсору помогают установить и поддерживать отношения с бывшими, настоящими, потенциальными спонсорами. Не ищите специального повода для отправки письма спонсору. Используйте для этого любую ближайшую праздничную дату, например: Православная Пасха (5 мая), День Победы (9 мая). Напомнить о себе можно в Международный день за права инвалидов (5 мая), в конце отчетного периода (месяц, квартал, полугодие), в профессиональный праздник вашего спонсора и мн.др.

Электронные письма спонсору по email – правила

  1. Отправляйте письмо только одному адресату. В копии письма может быть указан адрес корпоративного отдела спонсора, отвечающего за маркетинг, рекламу, PR. Иначе у получателей может возникнуть неприятное чувство, что их считают: «кому попало, лишь бы попало». Никто не хочет себя чувствовать просто пешкой.
  2. Объем прикрепляемых документов должен быть не более 2 мб. В противном случае, почтовый сервер автоматически воспримет их как спам. Также многие корпоративные ящики имеют ограничение по объему входящих писем. Исключите картинки и фотографии из письма, но прикрепите письмо, оформленное на фирменном бланке. Об этом следует уведомить в самом начале письма: «В прикрепленном файле – текст настоящего письма на фирменном бланке, с электронной подписью руководителя».
  3. Отправка письма спонсору осуществляется с корпоративной почты. Не используйте для этого бесплатные почтовые серверы: @mail.ru, @yandex.ru, @rambler.ru, социальные сети, форумы и т.п. В крайнем случае можно воспользоваться формой обратной связи.
  4. Оформляйте письма в формате HTML или RT. Такие параметры письма сделают его визуально привлекательным и эстетичным. Указанные форматы позволяют использовать все преимущества форматирования: графические темы письма, шрифты, стили, центрирование текста, вставку визитной карточки, прикрепление гиперссылок и мн.др. Вместе с тем, следует знать, что ни все почтовые серверы настроены на прием HTML. Это значит, что некоторые получатели увидят в теле письма «абраказябру». Если вы не хотите рисковать, то используйте формат RTF или обычный текст.
  5. Письмо должно содержать предельно точный заголовок – тему. Как часто вы открываете письма в электронной почте? Почему открываете или нет не зная его содержания? Это зависит именно от заголовка письма. Он имеет такое существенное значение, что ему будет посвящена отдельная публикация.
  6. Включите функции: «уведомить о доставке» и «уведомить о прочтении». Кстати, если ваше письмо прямиком отправят в корзину или спам, то об этом вы тоже узнаете благодаря этим функциям. Это поможет вам своевременно сделать вывод, что вы где-то допустили ошибку.

Электронные письма спонсору по email – плюсы и минусы

Электронное письмо дешевый и распространенный способ обратить внимание спонсора. Но у него есть существенный недостаток. У вас никогда не будет гарантии, что вы получите на него ответ. В этом случае у традиционного письма, изданного полиграфическим способом, есть безусловные преимущества над электронным.

Полиграфические письма спонсору

Большинство организаций в соответствии с инструкцией о делопроизводстве рассматривают письма от населения в течение 30-дней со дня их получения. Чтобы получить ответ, отправьте письмо через почтовую службу или курьером с уведомлением о получении. В качестве курьера может выступить любой ваш сотрудник, который зарегистрирует письмо в общем отделе или секретариате, а также получит копию письма с отметкой о регистрации. Не стесняйтесь этих процедур. Они подчеркнут серьезность ваших намерений и организованность. Эти качества являются необходимыми для ответственного расходования спонсорских средств и отчета за их использование. Спонсор должен это оценить.

Письма в печатном виде обязательно готовятся на фирменном бланке: в обычном случае – на черно-белом варианте, в поздравительном случае – в цветном варианте оформления. Письма регистрируются в установленном в организации порядке, подписываются «живой» подписью руководителя и заверяются печатью организации. Для отправки письма также следует использовать фирменные конверты.

Расширить базу рассылки можно за счет совместной рассылки писем не только вашим, но и подписчикам ваших партнеров. Как это сделать, читайте в следующей публикации.

Преподаватель-эксперт в области прикладных социально-экономических программ Центра компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана. Директор специальных и краудфандинговых проектов Российского агентства развития информационного общества. Руководитель образовательных интернет-проектов под брендом Эксперт BTL.
8 комментариев
  1. Ответить Галина 16.04.2015 в 06:09

    Спасибо добрым людям..

  2. Ответить Альбина 29.10.2014 в 23:50

    Здравствуйте! Приглашаем спонсоров, в оказании финансовой поддержки нашей команды.
    Команда КВН «Сборная Приезжих» приглашает Вас посетить финал кубка КВН РУДН, который состоится 12 ноября в 18:00, по адресу: ул.Миклухо-Маклая, д.6
    У нас в планах,посетить г.Сочи. Нам необходима финансовая поддержка со стороны спонсоров. Просим Вас оказать содействие в финансировании нашей команды.
    Наша команда приняла участие в Кубке КВН РУДН и в Кубке Префекта ЮЗАО. Мы зарекомендовали себя, как молодой и перспективный коллектив. В этом году мы прошли в финал кубка КВН РУДН.
    Состав нашей команды формировался из ребят,которые давно играют в КВН. Мы развиваем нашу команду и хотим перейти на следущий уровень.
    В свою очередь мы предлагаем продвижение вашей компании на наших выступлениях. Так же проведение совместных мероприятий и встреч.
    Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
    С Уважанием, администратор КВН команды «Сборная Приезжих» РУДН
    Раимбекова Альбина
    Контакты: 8-925-115-67-36
    tashbullatoff@mail.ru

  3. Ответить Сюзанна 16.08.2014 в 20:25

    Добрый день! Планирую организацию танцевального мастер-класса звезд мирового масштаба. Каким компаниям будет интересно проспонсировать такого рода мероприятие и требуется ли прикреплять к письму смету, в случае, если от них мне требуется покрытие только части расходов? Заранее спасибо!

    • Ответить Марина Белоусова, эксперт BTL 17.08.2014 в 15:10

      Сюзанна, этот вопрос требует тщательного изучения и консультации. Совет в рамках комментария дать не смогу. Почему и кому спонсоры дают деньги — этим вопросам посвящено множество статей на сайте. Например, http://expert-btl.ru/kak-najti-sponsora-i/ Читайте, делайте выводы.
      Смету предоставляют после проявления заинтересованности со стороны спонсора.
      Успехов!

  4. Ответить Евгения 04.12.2013 в 00:05

    Большое спасибо за статью! Сейчас открываю компанию и собираюсь писать спонсорам! Удачи Вам во всем!

    • Ответить Марина Белоусова, эксперт BTL 05.12.2013 в 13:43

      Евгения, имейте ввиду, что коммерческой организации сложнее найти спонсоров, чем некоммерческой. Закон этого не запрещает, но это факт. Желаю успехов.

  5. Ответить Денис Беляев 02.11.2013 в 15:57

    Спасибо вам очень дельная статья, давно искал эту информацию.

    • Ответить Марина Белоусова, эксперт BTL 02.11.2013 в 16:51

      Удачи, Денис!

Оставить отзыв