Алгоритм поиска спонсоров на мероприятие

Сегодня трудно представить окружающий нас мир без рекламы. Также сложно представить мероприятие без партнеров и спонсоров. Тем временем, организаторы событий: культурных, спортивных, научных, обучающих, развлекательных, деловых мероприятий постоянно сталкиваются с трудностями при поиске спонсоров: предложения часто не доходят до адресата либо не встречают отклика. Однако если следовать приведённому ниже алгоритму, шансы на успех существенно возрастают.

Алгоритм поиска спонсоров на мероприятие

Когда начинать?

Поисками спонсоров следует озаботиться заранее – летом-осенью текущего года для мероприятия, которое проводится в следующем финансовом году. Скорее всего, вы планировали мероприятие не один день и даже не один месяц. Как правило, у каждой потенциально привлекательной для бизнеса организации, автора, спортсмена, творческого работника есть план на следующий год. Так и у спонсоров есть свой бюджет, список проектов, / организаций / мероприятий, которые  он планирует поддержать в будущем году. Спонсоры это не скорая помощь и не МЧС!

Кого и как искать?

Мозговой штурм вашей команды совместно с волонтерами, участниками, клиентами поможет составить портрет потенциального спонсора. Далее нужно найти прямые контакты сотрудника компании, который принимает решения в области PR и рекламы, или КСО. В небольшой компании это может быть сам руководитель или собственник, в крупной – PR-менеджер или HR-менеджер, который решает, стоит ли передать ваше предложение руководству.

Как написать письмо?

Простейшее решение – разослать всем потенциальным спонсорам одинаковый текст – не даст результата. Не поленитесь изучить деятельность каждой компании, познакомиться с её преимуществами и достижениями. Начните своё письмо с комплимента в адрес компании или самого адресата: этим вы продемонстрируете вашу осведомлённость и расположите к себе спонсора. Затем представьтесь и изложите суть вашего предложения. Если у вас уже есть опыт сотрудничества с известными компаниями, упомяните его в письме. Обязательно перечислите конкретные выгоды от спонсорского участия в вашем мероприятии. Подкрепите своё предложение фото- или видеоматериалами с предыдущих мероприятий.

Чем заинтересовать спонсора?

Если адресат ответил на ваше письмо и просит подробностей, будьте предельно конкретны. Какая информация заинтересует потенциального спонсора?

  • Целевая аудитория мероприятия и примерное число участников.
  • Ваше партнёрское предложение с описанием опций.
  • Рекламные возможности (и ваши рекомендации по их использованию).
  • Ожидаемый эффект для спонсора – например, сколько новых клиентов компания получит в результате участия в мероприятии.

На этом этапе наилучший вариант – не переписка, а личная беседа либо общение по скайпу.

Стимулируйте!

Итак, потенциальный спонсор взял время на размышление. Через три дня напишите краткое сообщение примерно такого содержания: «Добрый день. Сегодня началась регистрация компаний – участников форума. Подтвердить ваше участие?» Напоминайте о себе – кратко, ненавязчиво, но регулярно (каждые 2–3 дня).

Спонсорство мероприятий

Не опускайте руки!

Вероятно у представителя потенциального спонсора найдутся возражения, чтобы отклониться от сотрудничества с вами. Не опускайте руки, аргументируйте, предлагайте варианты:

  • «Я не вижу смысла в спонсорском участии». Спросите партнера, какие результаты он считал бы значимыми для компании – это поможет вам предложить спонсору ценность, которая его заинтересует.
  • «Ваше предложение слишком дорогое». Предложите оставить лишь самые необходимые опции и за счёт этого снизить стоимость спонсорского участия.
  • «Ваша целевая аудитория нам не подходит». Подумайте, какую косвенную выгоду могут дать спонсору участники мероприятия.
  • «Мы не успеем подготовиться». Предложите свою помощь.

Завершением работы по привлечению спонсора станет подписание договора.

Преподаватель-эксперт в области прикладных социально-экономических программ Центра компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана. Директор специальных и краудфандинговых проектов Российского агентства развития информационного общества. Руководитель образовательных интернет-проектов под брендом Эксперт BTL.
Нет комментариев

    Оставить отзыв