Письма спонсорам — холодная рассылка

Холодная рассылка - способ распространения коммерческой рекламыХолодная рассылка предполагает обращение к потенциальным спонсорам, с которыми у организаторов не налажен контакт. Можно ли с помощью холодной рассылки найти спонсоров и что следует для этого сделать?

Письма спонсорам — холодная рассылка

Холодная рассылка — теоретические аспекты

Холодная рассылка – это один из видов директ-мейла (direct mail). Директ-мейл, в свою очередь – инструмент директ-маркетинга (direct marketing). C определениями терминами можно ознакомиться в рубрике Справочник. Здесь они приведены лишь для того, чтобы подчеркнуть тесную взаимосвязь между собой маркетинговых коммуникаций. В данном случае: директ-маркетинг (direct marketing) и спонсорство (sponsorship).

Холодная рассылка —  пример и экспресс-анализ

Некоторое время назад через форму обратной связи мною было получено предложение выступить спонсором – показательный пример холодной рассылки. Рекомендую вам ознакомиться с ним — учиться на чужих ошибках полезно. К сожалению, авторы письма не удосужились посмотреть наши услуги. И если бы они это сделали, то знали, что письмо направлено ими «в космос» — мы не ищем спонсоров, наш блог предоставляет место для размещения информации о проектах, которым требуется дополнительное финансирование.

Во-вторых, письмо имеет грамматические и стилистические ошибки. Количество восклицательных знаков – запредельное. Чувствуется, что автор письма никогда не изучал деловые коммуникации.

В-третьих, в письме употребляются специальные термины, значение которых способны оценить только профессионалы.

В-четвертых, письма с предложениями рассылаются менее чем за месяц до дня проведения мероприятия для которого нужны спонсоры. Даже если бы у меня случайно «залежались» 800 тысяч рублей, то за такой период невозможно изготовить и своевременно разместить качественную рекламу спонсоров.

В-пятых, в письме не сказано ни слово об организаторах и исполнителях мероприятия. Под исполнителями имеется ввиду организация, уполномоченные организатором лица. Какой здравомыслящий человек отдаст 800 тысяч неизвестной промо-группе и Даше?

К сожалению, такие горе-специалисты подрывают репутацию проектов и стоящих за ними людей. Кроме того, подобная холодная рассылка экономически не эффективна.

Как Вы поступаете с рекламными предложениями из почтовых рассылок?

Показать результаты

Загрузка ... Загрузка ...

Холодная рассылка — основные принципы

Такой вид директ-мейла востребован молодыми организациями, разовыми проектами, так как у них еще нет устойчивых и широких связей. Для того, чтобы холодная рассылка не вызвала антипатию к организаторам проекта, не попала в мусорную корзину, следует соблюдать следующие принципы.

Холодная рассылка — адресность

Письма должны направляться только тем организациям, которые потенциально могут быть заинтересованы в поддержке вашего проекта и имеют для этого ресурсы. Желательно знать, что аналогичные проекты ими уже поддерживались.

Холодная рассылка — краткость

Текст письма должен умещаться в открытое окно монитора компьютера. В редком случае получатели читают длинные письма от незнакомых отправителей.

Холодная рассылка — информативность

Письмо должно содержать информацию о: а) цели привлечения дополнительных средств, б) получателе средств, в) выгодах, приобретаемых в результате перечисления средств, г) формах перевода средств, д) отчетности и гарантиях; е) источниках, в которых можно получить дополнительную информацию; ж) контактные данные для обратной связи.

Холодная рассылка — обобщенность

Информацию следует объединить по различным классифицирующим признакам. Например, вместо того, чтобы перечислять все каналы и средства коммуникации: «… тумбы (2 поверхности), Стеллы (1 поверхность), афиша перед аллеей арок (1 шт.), конструкции спонсоров в районе катка (стойки, ролл-апы и т.д. на ваше усмотрение), баннеры на катке, рекламный ролик спонсора на трёх экранах, в т.ч. на самом катке, радио парка (в начале каждого часа)» следовало бы написать: размещение рекламы спонсора в N конструкциях наружной рекламы. Видите разницу? Вместо 285 знаков – 51 знак.

Холодная рассылка — грамотность и стилистика

Обращение к спонсорам носит деловой характер, поэтому здесь соблюдаются правила составления деловых писем. Необходимо использовать обще употребимые выражения. Например, пространное заявление «Стоимость спонсорского пакета: 750-800 тыс. руб. (максимальная сумма) . Так же стоимость может варьироваться в зависимости от пожеланий!» в деловой практике обозначается как «гибкий подход», а не «торг уместен».

Холодная рассылка — гибкость

Следует предоставить возможность выбора: а) формы оказания помощи — в денежно-материальном и нематериальном виде (деньги, товары, услуги), б) способах оплаты — внесение наличных денежных средств, безналичный перевод.

Холодная рассылка — простота оформления

а) Настройки многих электронных почтовых ящиков не поддерживают HTML и RTF форматы. По этой причине они не используются в оформлении письма. В противном случае, адресат может получить плохо оформленное письмо с точки зрения удобства чтения и эстетики.

б) Письмо следует размещать в теле электронного сообщения. Можно дополнительно прикрепить его к письму в хорошо оформленном виде, о чем следует сообщить получателю:  «В прикрепленном файле текст данного письма на бланке организации».

Холодная рассылка — должный уровень квалификации исполнителя рассылки

Напомню пословицу «по одежке встречают…», которая подчеркивает важность первого этапа коммуникации. Из этого следует, что рассылкой не должны заниматься случайные люди или подрядчики. Рекламные агентства не заинтересованы в решении ваших стратегических задач: установлении постоянных партнерских отношений со спонсорами. Рекламные агентства надеются получить в лице ваших спонсоров новых заказчиков своей рекламной продукции.

На страницах блога я неоднократно упоминала о том, что ни одно рекламное агентство не нашло спонсоров для проектов в которых мне довелось участвовать. Получив письмо, на примере которого я сделала разбор холодной рассылки, мне стало страшно, что подобные горе-специалисты обращались в подобной форме от имени статусных проектов, авторитетных организаторов, использовали имена заслуженных и известных личностей. Чтобы вас могли «проводить по уму», уделите должное внимание вопросу организации рассылки.

Преподаватель-эксперт в области прикладных социально-экономических программ Центра компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана. Директор специальных и краудфандинговых проектов Российского агентства развития информационного общества. Руководитель образовательных интернет-проектов под брендом Эксперт BTL.
2 комментария
  1. Ответить Никита 18.01.2015 в 16:43

    Марина, здравствуйте. У меня есть социальный проект, для реализации которого нужно найти спонсоров. Я запланировал холодную директ-мейл рассылку по IT-компаниям. Возникает вопрос: как найти нужного адресата? Ведь имейлов фактически нет, кроме общих корпоративных, указанных на сайтах компаний. Наверняка эти же имейлы и станут мусорными корзинами для моего письма. Понятно, что адресовать письмо нужно конкретному человеку, менеджеру или директору. Но ведь их имейлов не найти на сайте. Писать на общий и спрашивать, к кому можно обратиться? Действует ли это? Или все же рассылать письма на эти общие ящики? Буду благодарен за любую рекомендацию.

    • Ответить Марина Белоусова, эксперт BTL 19.01.2015 в 08:59

      Здравствуйте, Никита. Название рассылки говорит само за себя: холодная, т.е. без предварительных договоренностей. Чтобы она не прошла в холостую, нужно правильно выбирать адресата. Это можно делать вручную или обратиться к администраторам отраслевых сайтов и профессиональных сообществ, где регистрируются IT-компании с просьбой сделать рассылку Вашего письма по их базе. В Вашем случае это может быть АРЭК — Ассоциация Развития Электронной Коммерции, хостинг-провайдер и т.п. Чтобы письмо не попало в мусорный ящик: 1) можно написать на общий и попросить передать его по назначению, 2) тщательно выбирать заголовок. По второму пункту подготовлю в ближайшее время публикацию. А вообще советую запустить проект на краудфандинговой платформе для начала.
      Удачи!

Оставить отзыв