Технические аспекты отправки письма спонсору

Текст поста

Марина Белоусова, эксперт BTL
Преподаватель-эксперт прикладных социально-экономических программ Учебного центра «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана

Письма спонсору с предложением о сотрудничестве в порядке оказания возмездной помощи или просьбой об оказании безвозмездной поддержки направляются в электронном или в печатном виде. От соблюдения технических правил отправки зависит: будет ли письмо вообще доставлено, прочитано, следует ли ожидать на него ответ и как скоро.

Технические аспекты отправки письма спонсору

В предыдущих публикациях мы рассмотрели типы писем спонсоров в зависимости от того, знакомы ли вы с ним (теплая рассылка) или нет (холодная рассылка), а также варианты совместных рассылок с партнерами. И в том и в другом случае письма спонсору помогают установить и поддерживать отношения с бывшими, настоящими, потенциальными спонсорами.

Технические аспекты отправки письма спонсору

Не ищите специального повода для отправки письма спонсору. Используйте для этого любую ближайшую праздничную дату, например: Православная Пасха (5 мая), День Победы (9 мая). Напомнить о себе можно в Международный день за права инвалидов (5 мая), в конце отчетного периода (месяц, квартал, полугодие), в профессиональный праздник вашего спонсора и мн.др.

Электронные письма спонсору по email – правила

1. Отправляйте письмо только одному адресату (бесплатные почтовые сервисы). В копии письма может быть указан адрес корпоративного отдела спонсора, отвечающего за маркетинг, рекламу, PR, HR, благотоврительность. Иначе у получателей может возникнуть неприятное чувство, что их считают: «кому попало, лишь бы попало». Никто не хочет себя чувствовать просто пешкой.
2. Объем прикрепляемых документов должен быть не более 2 мб. В противном случае, почтовый сервер автоматически воспримет их как спам. Также многие корпоративные ящики имеют ограничение по объему входящих писем. Исключите картинки и фотографии из письма, но прикрепите письмо, оформленное на фирменном бланке. Об этом следует уведомить в самом начале письма: «В прикрепленном файле – скан письма на фирменном бланке, с подписью руководителя».
3. Отправка письма спонсору осуществляется с корпоративной почты. Не используйте для этого бесплатные почтовые серверы: @mail.ru, @yandex.ru, @rambler.ru, социальные сети, форумы и т.п. (Это не распространяется на домены ваших веб-сайтов, прикрепленных к одному из указанных серверов. Например, корпоративная почта блога Эксперт BTL прикреплена к Яндексу, но имеет адрес: @expert-btl.ru. Привязать вашу почту к корпоративному домену вам помогут фрилансеры на бирже Kwork за символическую оплату.
4. В отсутствии прямо указанного адреса (п. 1) воспользуйтесь формой обратной связи.
5. Оформляйте письма в формате HTML или RT (если сервис предоставляет такую возможность). Такие параметры письма сделают его визуально привлекательным и эстетичным. Указанные форматы позволяют использовать все преимущества форматирования: графические темы письма, шрифты, стили, центрирование текста, вставку визитной карточки, прикрепление гиперссылок и мн.др. Вместе с тем, следует знать, что ни все почтовые серверы настроены на прием HTML. Это значит, что некоторые получатели увидят в теле письма «абраказябру». Если вы не хотите рисковать, то используйте формат RTF или обычный текст.
6. Письмо должно содержать предельно точный заголовок – тему. Как часто вы открываете письма в электронной почте? Почему открываете или нет, не зная его содержания? Это зависит именно от заголовка письма. Он имеет такое существенное значение, что ему посвящена следующая публикация.
7. Включите функции: «уведомить о доставке» и «уведомить о прочтении». Кстати, если ваше письмо прямиком отправят в корзину или спам, то об этом вы тоже узнаете благодаря этим функциям. Это поможет вам своевременно сделать вывод, что вы где-то допустили ошибку.
8. На случай, когда письмо не было открыто, настройте повторную отправку письма с другой темой на следующий период: на следующий день или через день-два-три.

Электронные письма спонсору по email – плюсы и минусы

Электронное письмо дешевый и распространенный способ обратить внимание спонсора. Но у него есть существенный недостаток. У вас никогда не будет гарантии, что вы получите на него ответ. В этом случае у традиционного письма, изданного полиграфическим способом, есть безусловные преимущества над электронным.

Руководство по созданию благодарственных писем спонсору

В рассылке «Фандрайзинг 2.0» придет шестое письмо с «Руководством по созданию благодарственных писем спонсору». В первом письме вы найдете список ресурсов о конкурсах, победители которых могут получить гранты, субсидии, премии на некоммерческую деятельность, социальное предпринимательство за вклад в развитие гражданского общества и т. п. Рассылка адресована специалистам и частным лицам, занимающихся привлечением дополнительного финансирования.

Полиграфические письма спонсору

Большинство адекватных организаций в соответствии с инструкцией о делопроизводстве рассматривают письма от населения в течение 30-дней со дня их получения. Чтобы получить ответ, отправьте письмо через почтовую службу или курьером с уведомлением о получении. В качестве курьера может выступить любой ваш сотрудник, который зарегистрирует письмо в общем отделе или секретариате, а также получит копию письма с отметкой о регистрации. Не стесняйтесь этих процедур. Они подчеркнут серьезность ваших намерений и организованность. Эти качества являются необходимыми для ответственного расходования спонсорских средств и отчета за их использование. Спонсор должен это оценить.

Письма в печатном виде обязательно готовятся на фирменном бланке: в обычном случае – на черно-белом варианте, в поздравительном случае – в цветном варианте оформления. Письма регистрируются в установленном порядке, подписываются «живой» подписью руководителя и заверяются печатью организации. По возможности используйте фирменные конверты.

Не маловажное значение имеет тема письма: она влияет на открытие email-обращения, и будет ли прочитано распечатанное письмо. Об этом в следующей статье.

Если вы сомневаетесь: какое письмо отправить, задайте свой вопрос в комментариях. Разберем ситуацию и найдем правильное решение.

Не знаете как сделать? Обращайтесь к нам за советом!